Wkrótce Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym standardem dla większości firm w Polsce – także dla tych z branży transportu i spedycji. Jeśli prowadzisz firmę spedycyjną i odpowiadasz za finanse albo księgowość, warto zawczasu przygotować się na zmiany. Wdrożenie systemu e-faktur to nie tylko wymóg prawny – to także okazja do usprawnienia procesów, automatyzacji dokumentacji i minimalizacji błędów. W tym przewodniku pokazujemy, jak dzięki rozwiązaniu PasCom II Twoja firma może bezpiecznie i skutecznie przestawić się na KSeF.
Dlaczego KSeF zmieni zasady gry dla firm spedycyjnych?
KSeF to centralna platforma prowadzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i archiwizację faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. system będzie obowiązkowy dla firm o dużym obrocie, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla większości pozostałych przedsiębiorców.
Dla firm spedycyjnych to ważna zmiana: często operują wieloma dokumentami, łącząc koszty transportu, przewozów, paliwa i usług dodatkowych. W takich realiach wymiana rozliczeń bywa skomplikowana, a dokumentacja obszerna. KSeF porządkuje te procesy: faktura, raz wygenerowana i wysłana, trafia do centralnej bazy. Wszystko jest zarchiwizowane, dostępne i zgodne z wymogami prawnymi.
Co oferuje moduł KSeF w PasCom?
Moduł KSeF w PasCom – jako dodatek do systemu PasCom II – umożliwia obsługę faktur w formacie ustrukturyzowanym, zgodnym z KSeF. Po zatwierdzeniu dokumentu program generuje fakturę w strukturze XML akceptowanej przez system KSeF. Firma ma do wyboru dwa tryby działania:
- klasyczne eksportowanie pliku XML, który następnie można ręcznie wczytać w KSeF;
- pełną automatyzację, czyli automatyczne przesłanie faktur do KSeF zaraz po ich wystawieniu lub zgodnie z ustalonym harmonogramem wysyłki do KSeF.
Po wysłaniu moduł automatycznie pobiera potwierdzenie odbioru (UPO) w XML, nadaje dokumentowi numer identyfikacyjny KSeF i kod QR, a następnie aktualizuje status faktury w systemie. Dzięki temu firma zyskuje pełen cykl obsługi faktury – od wystawienia, przez przesyłkę do systemu, aż po archiwizację i potwierdzenie jej przyjęcia. Dla firm spedycyjnych, które obsługują dużą liczbę transakcji miesięcznie, to ogromna oszczędność czasu i redukcja ryzyka błędów.
Załącznik:
pascom_ksef_dla_transportu_2.jpg
Dlaczego firmy TSL szczególnie skorzystają z wdrożenia modułu Automatyzacji KSeF w PasCom II?
W branży TSL fakturowanie bywa złożone – często należy wystawiać faktury za wiele usług: paliwo, usługi dodatkowe, przewozy międzynarodowe, opłaty portowe, rozliczenia z podwykonawcami czy usługi dodatkowe. W takich warunkach ręczne przygotowywanie i wysyłanie licznych faktur to duże obciążenie administracyjne, które generuje błędy wymagające korekt.
Moduł KSeF w transporcie scala ten proces: automatyzuje generowanie faktur, ich wysyłkę i odbiór potwierdzenia, a dodatkowo integruje się z innymi systemami IT – ERP, FK, czy bankowością. Pozwala to na automatyczne przekazywanie dokumentów i rozliczeń. Wystawienie faktury przestaje być pojedynczym, ręcznym etapem – staje się częścią zautomatyzowanego łańcucha, który łączy fakturowanie, księgowość i operacje. Dzięki temu obieg dokumentów staje się spójny, przejrzysty i mniej podatny na opóźnienia wynikające z błędów czy braków.
Skontaktuj się z naszym zespołem i sprawdź, jak moduł KSeF w PasCom II może usprawnić procesy fakturowania w Twojej firmie spedycyjnej. Nie czekaj na ostatnią chwilę – zadbaj o zgodność z przepisami i zyskaj realne oszczędności dzięki automatyzacji.
Materiał sponsorowany
